การทำงานในองค์กรมีการทำงานร่วมกันระหว่างแต่ละทีมค่อนข้างมาก ยังไม่รวมถึงการ Work From Home ที่กลายเป็นเรื่องปกติ ถ้าจะให้ตะโกนเรียกหรือเดินไปที่โต๊ะ (ในกรณีเข้าออฟฟิศ) หรือโทรตาม (ในกรณี Work From Home) ก็ดูจะเสียเวลาและยุ่งยากไปสักหน่อย
เพื่อเพิ่มความสะดวกและรวดเร็วให้กับการทำงานในองค์กร เราจะมาแนะนำแอปพลิเคชันที่ใช้ช่วยในการทำงานในออฟฟิศ โดยแบ่งออกเป็นแอปกำหนดตารางนัดหมายต่าง ๆ แอปจัดเก็บข้อมูลที่สามารถแชร์ให้กันได้ แอปติดต่อสื่อสารเพื่อความสะดวกในการพูดคุยงาน และแอปประเภทจัดลำดับงาน (Project Management) เพื่อช่วยให้กระบวนการทำงานดำเนินไปได้อย่างราบรื่น
ปัจจัยที่เราใช้ในการเลือกแอปมาแนะนำ แอปนั้นจะต้องใช้งานง่าย ช่วยให้เราทำงานได้ง่ายขึ้น รวดเร็วขึ้น เหมาะกับทุกระบบปฏิบัติการ และข้อสุดท้าย คัดมาแล้วว่าเป็นแอปยอดนิยมสำหรับคนทำงานยุคนี้
ประเภทจัดลำดับงาน
ใช้สำหรับวางแผนการทำงาน งานอะไรส่งวันไหน ผู้เกี่ยวข้องมีใครบ้าง ทำให้สามารถจัดลำดับความสำคัญและเผื่อเวลาที่ต้องใช้ทำงานได้เป็นอย่างดี มีความสำคัญมากในบริษัทที่พนักงานต้องทำ multi tasking ไปดูแอปที่เราแนะนำกัน
ClickUp
Clickup เป็นแอปพลิเคชันจัดการงานที่ช่วยจัดการงานต่าง ๆ ให้คนในทีมได้อย่างเป็นระบบ ไม่ว่าจะเป็นงานอะไร ใครเป็นผู้รับผิดชอบ กำหนดส่งเมื่อไหร่ ความสำคัญของงานมากขนาดไหน รวมถึงสามารถติดตามความคืบหน้าของงานได้ตลอดว่าอยู่ในขั้นตอนใด อีกทั้งยังใช้งานง่าย ปรับมุมมองการแสดงผลได้ตามต้องการ โดยเลือกได้ทั้งแบบปฏิทิน, รายการ, Gantt Chart, Timeline และอื่น ๆ
ในส่วนของการฝากไฟล์ก็สะดวก รองรับการอัปโหลดไฟล์จากในเครื่อง, Dropbox, OneDrive, Google Drive และยังสามารถแนบไฟล์เสียงหรือภาพหน้าจอได้อีกด้วย
Asana
Asana เป็นอีกหนึ่งแอปพลิเคชันจัดการงานยอดนิยม มีฟีเจอร์การใช้งานที่ยืดหยุ่นและครอบคลุมสำหรับการจัดการงาน มี UX/UI ที่เป็นมิตรกับผู้ใช้ ทำให้แม้แต่มือใหม่ที่ไม่เคยใช้งานแอปประเภทนี้มาก่อนก็สามารถเรียนรู้การใช้งานได้ไม่ยาก สามารถแสดงผลได้ทั้งแบบบอร์ด, ปฏิทิน, รายการ, Gantt Chart, Timeline
Asana ยังทำงานร่วมกับโปรแกรมอื่น ๆ ได้มากมายทั้ง Google, Microsoft, Salesforce เป็นต้น
Notion
Notion เป็นแอปเครื่องมือจัดการตารางและงานแบบอเนกประสงค์ สามารถทำได้อย่างครอบคลุมไม่ว่าจะเป็นการจดโน๊ต บันทึกการประชุม จัดตารางงาน มีฟีเจอร์การปรับแต่งที่หลากหลาย
อย่างไรก็ตาม การที่ Notion มีการใช้งานที่ยืดหยุ่นครอบจักรวาลก็ทำให้เกิดความยุ่งยากในการเริ่มต้นใช้งาน แต่ถ้าหัดใช้จนคล่องแล้วก็จะตอบโจทย์คนทำงานอย่างมาก
Trello
Trello เป็นแอปเครื่องมือจัดการตารางงานแบบ Kanban Board ที่ทำให้ทุกคนเห็นภาพรวมของการทำงานทั้งหมดของฝ่ายต่าง ๆ ได้ ถ้าใครนึกภาพไม่ออก ให้ลองคิดถึงกระดานประชุมที่มี Post-it แปะงานและรายละเอียดต่าง ๆ ของแต่ละงานไว้ ซึ่งแน่นอนว่าจะเป็นมิตรกับผู้ใช้งานใหม่แน่นอน
Monday.com
Monday.com แอปประเภทจัดลำดับงานที่มาในชื่อของวันที่พนักงานออฟฟิศทุกคนหลงรัก มีฟีเจอร์ต่าง ๆ ที่ครบครัน ปรับแต่งได้หลากหลาย ไม่ว่าจะแบบ Kanban Boards, Gantt Chart หรือ Calendar
ข้อเสียหลัก ๆ เลยคือราคาสูงพอสมควรถ้าเทียบกับแอปอื่นในประเภทเดียวกัน อาจไม่เหมาะกับองค์กรที่มีขนาดเล็ก
ประเภทติดต่อสื่อสาร
ใช้สำหรับการพูดคุยกันภายในบริษัท เป็นแอปพลิเคชันที่สำคัญมากในการทำงาน ไม่ว่าจะเป็นบริษัทที่มีนโยบายให้เข้าทำงานที่ออฟฟิศหรือ Work From Home ก็ตาม เพราะเราคงไม่สามารถเดินไปคุยกันได้ทุกเรื่องตลอดเวลา และในบางครั้ง การส่งลิงก์ที่ต้องการให้อีกฝ่ายเปิดไปทางแชทก็สะดวกกว่าการเดินไปหาแล้วบอกให้พิมพ์นู่นนี่นั่นเพื่อเข้าถึงลิงก์ แอปที่เราแนะนำให้ใช้งานก็คือ
Slack
Slack เป็นแอปพลิเคชันสำหรับสื่อสารยอดนิยมในบริษัท สามารถแบ่งเป็นห้องของแต่ละทีม และในห้องก็ยังสามารถแยก tread เป็นเรื่อง ๆ ออกไปได้ด้วย นอกจากนี้ เราสามารถเลือกได้ว่าให้ใครมีสิทธิ์เข้าห้องไหนได้บ้างเพื่อจำกัดให้มีแต่ผู้มีส่วนเกี่ยวข้องเท่านั้น หรือแม้แต่จะคุยกันส่วนตัวก็ยังได้
ไม่เพียงแค่นั้น Slack ยังรองรับการอัปโหลดอีโมจิเฉพาะของตัวเองเข้าไปเพื่อให้การแชทมีสีสันมากยิ่งขึ้นด้วย
นอกจากนี้ Slack ยังสามารถฝากไฟล์ได้ง่าย และหากวางไฟล์ผิดก็แก้ไขได้เลย ไม่ต้องลบทิ้งแล้วโพสต์ใหม่ หรือจะร่างข้อความ/งานไว้แล้วตั้งเวลาส่งก็ยังได้ เพิ่มความสะดวกในกรณีทำงานนอกเวลาและพร้อมส่ง แต่กลัวจะมีการแจ้งเตือนไปรบกวนคนอื่นในแชท
Microsoft Team / Google Meet
ทั้งสองแอปนี้เป็นโปรแกรมประชุมออนไลน์ของ Microsoft / Google ตามลำดับเพียงมีอีเมลของบริษัทดังกล่าวก็ใช้งานได้แล้ว สามารถรองรับการประชุมแบบกลุ่มได้สูงสุด 100 คน นาน 60 นาที (ในแบบฟรี) แชร์หน้าจอหรือไฟล์ให้กับผู้เข้าร่วมประชุมได้ เข้าร่วมได้ง่ายจากกำหนดการในปฏิทิน หรือเลข ID การประชุม
Discord
Discord โปรแกรมแชทยอดนิยมในหมู่เกมเมอร์ แต่สามารถนำมาใช้งานในบริษัทได้เนื่องจากมีฟีเจอร์การทำงานที่ครบครัน ไม่ว่าจะเป็นการแยกห้องพูดคุยตามทีม สามารถสร้าง tread แยกเป็นเรื่อง ๆ ได้ รองรับการพูดคุยกับแบบข้อความและแบบเสียง สามารถสร้างบอท ห้องพูดคุย แชร์หน้าจอ ส่งไฟล์ ได้หมดในแอปเดียว
Gather
Gather เป็นแอปออฟฟิศเสมือนสุดเท่ที่คุณสามารถปรับแต่งสิ่งต่าง ๆ ได้อย่างใจต้องการ ไม่ว่าจะเป็นเลย์เอาท์ของออฟฟิศ ของตกแต่งในออฟฟิศ โต๊ะทำงาน ของเล่น ไปจนถึง Avatar ของตัวเรา
นอกจากนี้ Gather ยังมีเกมและกิจกรรมต่าง ๆ ให้ทำมากมาย ไม่ว่าจะเป็นแข่งรถโกคาร์ท หมากรุก บอร์ดเกมอื่น ๆ เช่น Werewolf, Avalon, หมากรุก, ทายคำ ฯลฯ
ขณะเดียวกัน ฟีเจอร์สำหรับการทำงานก็มีอย่างครบครัน ไม่ว่าจะเป็นการพูดคุยทั้งแบบข้อความและแบบเสียง ที่เพิ่มความสมจริงด้วยการพูดคุยได้เฉพาะกับคนที่อยู่ใกล้เคียงเท่านั้น แต่ถ้าอยากพูดคุยกับคนอื่น ๆ ที่อยู่ไกล ๆ หรือประกาศสำคัญต่าง ๆ ก็มีจุดสำหรับประกาศโดยเฉพาะ ซึ่งจะได้ยินกันทุกคน
ในส่วนของการประชุมงานก็สามารถทำได้อย่างไม่ติดขัด ด้วยประกาศต่าง ๆ และ co-working space รวมถึงสามารถแชร์หน้าจอได้เหมือนแอปอื่น ๆ
ประเภทปฏิทิน
ใช้สำหรับแจ้งวันหรือกำหนดการนัดหมายต่าง ๆ ในบริษัท ไม่ว่าจะเป็นวันเกิด วันหยุด นัดประชุม ออกไปทำงานนอกออฟฟิศ ลาหยุด ลาป่วย ต่าง ๆ รวมถึงการจองใช้พื้นที่ในออฟฟิศบางอย่าง เช่น ห้องประชุม หรือ co-working space อื่น ๆ ช่วยอำนวยความสะดวกให้กับคนในทีม ไม่ต้องคอยถามกันว่าใครไปไหน ห้องประชุมว่างหรือไม่ หรือวันไหนเป็นวันหยุด แอปที่เราแนะนำให้ใช้งานก็คือ
Google Calendar
Google Calendar เป็นแอปพลิเคชันปฏิทินของ Google สามารถใช้งานได้ง่าย และฟรี เพียงมีบัญชีของ Google เท่านั้น
ผู้ใช้งานสามารถล็อกอินเข้าสู่บัญชี Google ของตัวเองและสร้างกำหนดการใน Google Calendar ได้เลย หรือจะนัดประชุมเพื่อนร่วมงานก็ทำได้ง่ายแสนง่าย สามารถเลือกวัน เวลา สถานที่ รวมถึงระบุหัวข้อและเนื้อหาการประชุมสั้น ๆ ได้
ประเภทจัดเก็บข้อมูล
ใช้สำหรับจัดเก็บข้อมูลงานต่าง ๆ เพื่อให้สามารถแชร์ให้กับเพื่อนร่วมงานได้ นอกจากนี้ การเก็บไว้บนแอปพลิเคชันก็หมายความว่าสามารถเข้าถึงได้จากทุกที่ แม้จะอยู่นอกออฟฟิศก็ตาม แอปที่เราแนะนำให้ใช้งานก็คือ
Google Drive
Google Drive เป็นแอปพลิเคชันสำหรับฝากข้อมูลของ Google มาพร้อมกับ Gmail เลย (เพราะก็ใช้ในการเก็บข้อมูลของอีเมลด้วยเช่นกัน) สามารถใช้ฟรีได้ 15 GB
ทั้งนี้ทั้งนั้น เราคงไม่สามารถตัดสินได้ว่าแอปไหนดีที่สุด เพราะจุดเด่นแต่ละแอปก็ต่างกัน ขึ้นอยู่กับว่าเราต้องการเน้นใช้งานแบบใด เราขอแนะนำให้ผู้สนใจลองใช้แอปแต่ละตัวเทียบกันดูแล้วค่อยตัดสินใจ เพราะทุกแอปสามารถลองใช้ฟรีได้ก่อนในตอนแรก
